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Introducción
Con el advenimiento de Internet y la necesidad de
automatizar tareas y procesos la computadora se ha
transformado en la herramienta administrativa por
excelencia en las Pequeñas y Medianas Empresas (PyME).
Desde el software fiscal hasta el procesador de textos;
todo pasa por la PC.
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Equipamiento
Debido a los altos requerimientos de los sistemas
operativos actuales; las PCs nuevas que se pueden
encontrar en las PyME son bastante potentes, es decir en
general superan la necesidad de uso que se les pueda dar.
Por qué ocurre esto? Principalmente porque la tecnología
hoy en día es mas accesible desde el punto de vista
económico y porque al momento de adquirir un equipo nuevo
la relación entre un equipo "básico" y otro más "potente"
nos es mayormente significativa; algunos incluso tienen
los mismos componentes, difiriendo solamente en el
microprocesador.
Cualquier PyME hoy en ida
necesita una PC con una buena capacidad de almacenamiento
en disco para instalar todo el sistema operativo y los
programas de aplicación necesarios; un zip drive para
backup o copia de resguardo (ya no se utilizan disquetes
para este propósito), kit multimedia (lectora de CD ROM,
placa de sonido parlantes), Módem para acceso a Internet y
correo electrónico; y al menos una impresora a chorro de
tinta color para escritos de calidad.
No hay que olvidarse de
la protección eléctrica: un estabilizador de tensión es un
dispositivo que no se puede dejar de tener en cuenta. A
propósito de esto; la mayoría de las fallas de
equipamiento e incluso programas se deben a problemas de
tensión.
Mejor aun si puede contar
con una UPS (Uninterruptible Power supply), que en
realidad es una batería para mantener la alimentación
eléctrica de la PC ante cortes de suministro. Hay modelos
con una autonomía de 20 minutos hasta varias horas,
dependiendo de si el equipamiento se usa en aplicaciones
críticas: por ejemplo no es lo mismo un UPS que tenga que
cumplir la tarea de mantener la tensión de linea hasta que
se pueda apagar normalmente el equipo, que una UPS que se
utiliza para mantener la tensión de un punto de venta de
un supermercado, que necesita de una autonomía de varias
horas.
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Redes o
stand alone
A lo largo del tiempo se ha ido actualizando el equipo
informático de las empresas, principalmente empujadas por
los altos requerimientos de los sistemas operativos y por
la necesidad de interconectar PCs en forma relativamente
sencilla sin el uso de un sistema operativo de red (NOS)
específico. Hace algunos años si se hablaba de redes,
además del sistema operativo de la PC se requería de un
Sistema Operativo de Red (NOS Network Operating System),
lo cual encarecía el trabajo de instalación y
administración de los equipos y de la misma red. Con
Windows 9x esto ya no es un problema, al incluir este
sistema operativo los protocolos necesarios para
interconectar PCs, incluso de diferentes sistemas
operativos.
Ya no es práctico
compartir información entre las PCs de una empresa por
medio de los disquetes; además la capacidad de
almacenamiento de los mismos los hace totalmente
imprácticos para este propósito ya que quizá para hacer el
backup de una contabilidad deberíamos utilizar
probablemente hasta 10 disquetes como mínimo.
Otra ventaja de las redes
es la de poder compartir recursos tales como unidades de
resguardo, CD ROMs e impresoras, abaratando costos al
poder ser utilizadas por todos los usuarios sin necesidad
de que cada puesto de trabajo cuente con estos
dispositivos en forma física.
Al respecto de las redes,
la conectividad ha dado varios pasos hacia adelante.
Antiguamente la mayoría de las conexiones de red se
basaban en coaxial y usaban sistemas operativos demasiado
rígidos para lo que era una PyME, tales como Novell o
Lantastic. En la actualidad la tecnología de cable UTP y
la utilización de HUBs (concentradores) es la que se está
imponiendo. Incluso algunos modelos de placa de red ya no
vienen provistas con conectores BNC (para coaxial). La
utilización de redes Ethernet es quizá la mas popularizada
en las empresas pequeñas que no tienen un alto trafico de
datos, por el contrario si el trafico de información es
elevado será necesario recurrir a un equipamiento del tipo
Fast Ethernet de una velocidad de 100mbps.
Hoy en día los costos en
cuanto equipamiento para una red ya no son elevados y por
otra parte la funcionalidad y practicidad de intercambiar
información en forma transparente ya de por si lo
justifica, al margen de poder aumentar la productividad
haciendo tareas conjuntas.
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Aplicaciones
integradas
Son aquellas que están formadas por varios sistemas, todos
interactuando entre si. Un ejemplo de esto es la Microsoft
Office cuyos componentes interactuan entre si, es decir
Word, Excel, Power Point, Access; permitiendo compartir e
importar los trabajos entre las aplicaciones de una manera
transparente, es decir sin herramientas de conversión
adicionales. Es decir es posible copiar una tabla hecha en
un documento de Word y pegarla en Excel, tomando ahí las
características de una planilla de calculo, etc.
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Aplicaciones
a medida
Se entiende por aplicaciones a medida al software que hace
a la actividad específica de la empresa, por ejemplo un
sistema de seguimiento de stock y garantías. Este tipo de
aplicaciones son hechas a pedido y desarrollada por
profesionales que forman parte de la empresa o son
contratados para relevar el sector a informatizar.
Se requiere de este tipo
de programas cuando no existe en el mercado un sistema
desarrollado para la actividad o bien cuando no haya un
sistema que satisfaga los requerimientos de la empresa.
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Paquetes
estándar
Los paquetes de software estándar son aquellas
aplicaciones que resuelven en forma general una temática.
Se suelen adaptar a casi cualquier estructura
administrativa y son los que comúnmente se denominan
"enlatados" por ser aquellos programas producidos en forma
masiva y de gran estandarización. Ejemplo de estos son los
programas de facturación, contabilidad, stock; los cuales
en mayor o menor medida tienen las mismas características
y funcionalidades.
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Internet
La gran red de redes, la red mundial. Eso es Internet; el
sitio donde todos quieren estar y al que todos quieren
entrar. En realidad para una PyME el uso de Internet lo
podríamos circunscribir a presencia en la WEB, Búsqueda de
Información y Correo Electrónico; (dejemos de lado por
ahora el e-bussines o "negocio electrónico" o "tienda
virtual").
Hoy hay miles de empresas
"desconocidas" con su propia página en Internet destinada
principalmente a mostrar presencia en la WEB y dar
información corporativa o de sus productos y servicios.
Por otra parte el correo
electrónico es fundamental, al punto de reemplazar al fax
en la mayoría de los casos, debido a su velocidad,
versatilidad y bajo costo. Hoy es posible enviar cualquier
archivo que se encuentre en formato computacional, ya sea
fotos, gráficos, planillas de calculo, archivos de texto,
música. En fin todo aquello que es imposible de realizar
con un fax.
Mas allá de la
utilización de las PyME está el recurso de la video
conferencia y el negocio electrónico, cuya utilización se
da en empresas de mayor envergadura y con un alcance
nacional e internacional. Esta tendencia no obtante se va
a revertir, al punto de que en el futuro será muy común la
inclusión de un punto de venta a través de la misma pagina
WEB aun para las PyMEs (e-commerce).
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Capacitación
En general en las PyME se suele hacer un aprendizaje
autodidacta, el cual no es suficiente; ya que el usuario
solo aprende a utilizar un programa específico, o lo que
es peor solo unas pocas opciones de los mismos.
En las PyME no existe
mayormente una política definida de capacitación y a lo
sumo los empleados por iniciativa personal y para provecho
propio suelen hacer cursos que en la mayoría de los casos
no se adaptan a las necesidades reales de conocimientos.
Por ejemplo de nada sirve hacer un curso de Windows e
Internet si lo que se utiliza es un paquete de oficina tal
como el Microsoft Office en donde se hace un uso intensivo
de Excel y Word.
Es importante que las
empresas definan algún tipo de plan de capacitación para
el personal ya que de esta manera serán mas productivos y
hasta se solucionaran inconvenientes en la utilización de
los sistemas.
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Mantenimiento
Se entiende por mantenimiento la labor preventiva o de
solución de problemas de hardware y/o de software. En
general en las PyME se recurre a técnicos externos para
este tipo de trabajos y esto casi siempre se hace cuando
existe un problema real. No existe una política de
mantenimiento preventivo.
En la mayoría de los
casos no hay un técnico encargado dentro de la estructura
de la empresa, a lo sumo existe una persona idónea que
sirve de nexo entre los usuarios y el técnico encargado de
solucionar los inconvenientes.
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Resumen
La PC es una herramienta de trabajo fundamental que no
puede ni debería estar fuera de cualquier empresa por mas
pequeña que esta sea. Ya todo se realiza en forma
informatizada, e Internet es la nueva meta para cualquier
negocio que se precie. Pero para esto hay que analizar en
forma puntual que tipo de equipamiento debe adquirirse y
que objetivos se pretenden alcanzar con un sistema
informático; al mismo tiempo que no debe descuidarse una
buena política de capacitación y de mantenimiento, que
redundará en menos problemas y una mayor productividad.
Autor del artículo:
Gustavo F. Torrealday
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